Communication in the 21st Century Workplace


Oi pessoal! Estou completando um curso chamado Communication in the 21st Century Workplace que achei muito relevante para o meu dia-a-dia e gostaria de dividir os pontos principais com vocês pois poderá ajudá-los também a navegar melhor no ambiente de trabalho de vocês.


O curso enfatiza que Comunicação é sempre sobre a outra pessoa, suas preferências e atitudes, então é importante adequarmos nossos estilos de acordo com quem está recebendo a informação.

Para facilitar essa adequação à audiência da mensagem, o curso é dividido nos módulos abaixo:

  • Communicating With Peers

  • Communicating with Virtual Teams

  • Communicating With Your Manager

  • Communicating With Executives

  • Communicating With Your Direct Reports

e para cada tipo de comunicação eles oferecem algumas ferramentas e técnicas tanto para comunicação verbal quanto não-verbal. Abaixo eu listo os principais pontos de cada uma.

Se comunicando com seus colegas de trabalho:


Se a pessoa com quem você está tratando for alguém com quem você não tem muito relacionamento, busque compreender melhor suas preferências. Se uma pessoa for mais for direta, tente manter uma conversa breve, mas se ela gostar de puxar assunto fique a vontade para continuar a conversa.


Em casos de conversas com múltiplas pessoas, convide os demais participantes para também participarem dando suas opiniões com “I’d like to hear from others, with a similar perception. Or with a different one so we can have a healthy discussion”.


Tome cuidado para que sua linguagem corporal também esteja alinhada com a mensagem que você quer passar. Manter contato visual com as pessoas, virar o corpo na direção de quem está falando, sorrir enquanto ouve os outros falando e manter uma postura aberta, evitando braços cruzados, por exemplo, irá incentivar a conversa.


As comunicações entre colegas tendem a ser menos formais, mas isso também depende da cultura da empresa que deve ser levada em consideração.


Se estiver se comunicando por escrito, revise o tom da mensagem já que a falta da linguagem corporal pode gerar uma interpretação incorreta.


A comunicação é sobre criar conexões, então demonstre cuidado com a pessoa que você quer conversar. Por exemplo: Se ela estiver em um fuso diferente, busque um horário que seja aceitável para os dois lados e pergunte se o horário é aceitável.


Reconheça os tipos de conflitos e como resolvê-los em 5 steps:

  1. Set the stage

  2. Gather Information

  3. Agree upon the issue

  4. Brainstorm solutions

  5. Agree upon the final solution


Leituras sugeridas neste módulo:


Essential Communication Skills

Global Communication

Communicating Through Conflict

Mistakes to Avoid

Dicas para fortalecer times virtuais:


  • Manter times pequenos para facilitar a conexão entre as pessoas.

  • Crie confiança entre os membros do grupo - Os membros precisam saber que podem contar uns com os outros.

  • Começar pedindo pequenas tarefas em conjunto antes de pedir para executarem tarefas mais complexas.

  • Criar um controle de skills de cada membro do time e manter isso público para os membros do time para que eles saibam a quem recorrer.

  • Sugira treinamentos em conjunto onde os membros do time possam aprender juntos e se apoiarem.

  • Crie regras para comunicação entre o time. Ex. Se um email sobre o mesmo assunto for enviado 2x sem resolução, agende uma reunião ou call para tratar do assunto de forma mais pessoal.

  • Sempre que possível, tente realizar um ou dois eventos presenciais por ano. Se não puder trazer todos os membros do time para o escritório central, tente visitá-los nos seus locais de trabalho.

  • Utilize video-conferencing para aproximar o time e siga as melhores práticas de reuniões (ter uma agenda, ter notes e pedir contribuições dos participantes durante as reuniões).


Materiais complementares:

Se comunicando com seu chefe:


Identifique o perfil do(a) seu(ua) chefe: Ele(a) está sempre correndo de uma reunião para outra ou tem mais tempo para os membros do time? Ele(a) gosta de detalhes ou prefere receber informações em bullet points? Que tipo de comunicação ele(a) prefere - ligações, reuniões, e-mails, direct messages?


Confirme a disponibilidade do(a) seu(sua) chefe: Antes de iniciar a conversa pergunte de é uma boa hora ou se ele(a) prefere que a conversa seja reagendada. Uma vez que as prioridades mudam no decorrer do dia é melhor reagendar a conversa para um horário que você terá a atenção dele(a) neste assunto.


Defina o nível de detalhes da sua mensagem: Alguns chefes querem saber os detalhes técnicos sobre tudo enquanto outros só querem saber o assunto principal e alternativas, impactos e soluções em alto nível.


Seja flexível: Se for necessário mude seu plano de comunicação de acordo com a situação. Ex.: Se você precisar explicar algo complexo mas seu chefe está preso numa reunião, envie um email com a explicação em alto nível e ofereça uma call ou meeting assim que possível. Se você notar que seu(ua) chefe está impaciente durante a conversa, sugira encerrar o assunto mais cedo e ofereça que ele(a) agende algum tempo para voltar no assunto depois se eles considerarem necessário.


Seja proativo: Sempre informe seu(sua) chefe sobre informações relevantes, mesmo se ele(a) não responder estas mensagens. É importante que seu(ua) chefe tenha acesso à informação sem que precise pedir. Lembre-se que assuntos complexos devem preferencialmente ser abordados in person, mas se não houver a oportunidade, siga a dica acima e adiante o assunto por escrito.


Deixe claro seu objetivo: Ao planejar a reunião ou mensagem, deixe claro o que seu chefe deve esperar desta reunião ou email. Ex.: Se você quer uma opinião dele(a) ou se você apenas quer colocá-lo(a) na mesma página.


Use histórias e metáforas para facilitar o entendimento da mensagem e persuadir seu(ua) chefe quando necessário.


Comunicando más notícias: Informe seu(ua) chefe o quanto antes e ofereça soluções quando possível. Além disso, assuma a responsabilidade quando for o caso ao invés de buscar culpados.

Use os 5 passos abaixo para comunicar más notícias:

  1. Prepare-se emocionalmente: Tire um tempinho para se acalmar antes de comunicar a sua notícia. identifique como irá fazer o comunicado, como você imagina que as pessoas receberão a notícia, o que essa notícia representa para sua audiência e como facilitar essa notícia para eles.

  2. Identifique soluções: Tente oferecer uma ou mais possíveis soluções para o problema

  3. Tenha cuidado com o Timing: Não dê uma má notícia na hora que as pessoas estiverem indo embora ou ao final de uma reunião pois é importante que eles tenham tempo para discutir e digerir a mensagem. Também não dê más notícias em ambientes onde as pessoas estarão expostas, como na copa do escritório. Agende uma reunião e tenha um local adequado para que a conversa aconteça. Além disso, más notícias devem ser dadas in person sempre que possível.

  4. Seja genuino e tenha compaixão: Entenda que essas notícias podem impactar as pessoas de formas diferentes e se for apropriado ofereça desculpas pelo ocorrido.

  5. Se possível, seja positivo: Se houver um ponto positivo na sua má notícia, mencione-o, mas não crie falsos pontos positivos apenas para tentar minimizar a situação,


Leituras recomendadas neste módulo:


Se comunicando com os executivos da empresa:


Conheça os executivos da sua empresa! Procure no organograma ou pergunte para outros colegas, mas saiba quem são para não cair em situações desconfortantes de cruzar com algum executivo e cometer alguma gafe.


Geralmente você terá menos oportunidades de se comunicar com os executivos do que com seus colegas ou chefes, então é importante causar uma boa impressão desde a primeira oportunidade.


Seja breve e customize sua mensagem para este público: Defina o que é a mensagem crítica e use bullet points informando onde ele(a) poderá encontrar mais detalhes se tiver interesse ou “If you’re interested in learning the details I’ll be happy to share it with you”. Em caso de virtual meetings, utilize um slide com os pontos chave. Evite apresentações extensas.


Prepare-se para mudanças de agenda: pode acontecer de você precisar apresentar antes que o planejado.


Identifique a personalidade da pessoa com quem você está lidando. Uma das alternativas é usar a metodologia DISC (Dominance, Influence, Steadiness e Compliance). Com duas observações você consegue identificar o perfil desses líderes: 1) Identifique se essa pessoa age rápido ou se demora para tomar uma decisão. 2) Identifique se a pessoa decide baseada em fatos e lógica ou em emoções e pessoas.

Você pode perguntar para outros membros do time que já tiveram essa experiência com os executivos qual o perfil de cada um.

Pessoas D: Seja breve, direto.Esteja bem preparado e apresente alternativas mas deixe-os tomar as decisões.

Pessoas I: Mostre quais resultados você espera dessa pessoa, seja amigável. Não apresente muitos detalhes e sim a big picture.

Pessoas S: Seja um pouco pessoal mas reservado, geralmente esses chefes são mais cuidadosos em não expressar o que estão pensando então prepare perguntas Yes/No ao invés de perguntas abertas.

Pessoas C: Ofereça detalhes de forma organizada. Esses chefes gostam de ir nos detalhes e na parte técnica. Explique prós e cons e não espere resposta na hora.



Fonte: https://www.mindtools.com/media/Diagrams/DiSC-Model-v3.jpg



Como persuadir os executivos: Muitas vezes seu time executivo já o conhece por conta de comentários de outras pessoas e seus chefes e é importante que as pessoas criem sua credibilidade antecipadamente por você. Sempre que possível tenha um mentor (chefe ou colega) que possa te ajudar a navegar melhor entre a alta gerencia.

Saiba o que apresentar e o que pode ser cortado caso necessário. Utilize seu conhecimento sobre os processos/produtos da empresa e utilize a linguagem (terminologia) do segmento. Evite usar o tempo apresentando informações que eles já possuem e se for necessário explique porque essas informações estão sendo apresentadas. É possível usar imagens e histórias que tenham conexão com pessoas ou emocionais e fique de olho no emocional da sua audiência.


Leitura recomendada:

Se comunicando com os seus liderados:


Considere as preferências do seu time em relação à horários e ferramentas a serem usadas.


Tenha o cuidado de responder mensagens dos seus liderados no tempo adequado.


Lidando com conflitos: Conflitos surgem por diferenças de opinião ou normas multiculturais.

Em casos de conflitos, primeiramente dê a oportunidade para os membros do time resolverem o conflito entre eles, porém mantenha uma atitude aberta para discutir conflitos entre o time quando necessário e use os passos mencionados anteriormente.


Feedback: Além de reuniões com o time todo, agente one-on-one meetings para poder alinhar com cada indivíduo as expectativas e para dar a oportunidade de feedback.

Positive criticism ou Constructive Feedback:Mencione o que o indivíduo fez pela empresa e pelo grupo de positivo, e as coisas que ele(a) precisa melhorar. Definam juntos um plano de como melhorar esse ponto.

Não espere que este problema se torne algo constante para apontar para o membro do time o que precisa ser melhorado pois é mais difícil corrigir com o tempo e mais confuso para quem estiver recebendo feedback.

Quando necessário utilize a técnica FIRR para manter as emoções fora da conversa.

  • Fact: Explique a situação ou o que você precisa que seja alterado.

  • Impact: Explique como esta situação ou comportamento afeta você, outras pessoas, ou a empresa.

  • Respect: Aborde o assunto com respeito.

  • Request: Solicite determinadas ações para que o comportamento ou problema seja resolvido.


Leituras sobre comunicação som liderados:



Espero que essas dicas os ajudem a entender melhor os estilos de comunicação e preferências de cada pessoa do seu time!



Fonte: https://unsplash.com/photos/gMsnXqILjp4


273 visualizações0 comentário
  • Facebook
  • Instagram
  • YouTube
  • images (2)

networkingparabrasileiros